Polityki

Określa szczegółowo standardy zachowania w sytuacjach korupcjogennych oraz wskazuje na odpowiedzialność za nadużycia. Grupa Kapitałowa KGHM Polska Miedź S.A. podkreśla swoje zaangażowanie w zwalczanie korupcji w biznesie poprzez przyjęcie i bezwzględne przestrzeganie zasady „zero tolerancji dla korupcji i przekupstwa”.

Zabrania się pracownikom oferowania lub przyjmowania korzyści majątkowych w związku z wykonywaniem czynności służbowych. Wyjątek stanowi jedynie wręczanie lub przyjmowanie zwyczajowych upominków biznesowych, zgodne z lokalnymi normami i zwyczajami kulturowymi, z zastrzeżeniem, iż wręczanie lub przyjmowanie upominków nie może powodować sytuacji, w których takie zachowanie mogłoby zostać uznane za próbę wywierania nacisku lub nakłonienia obdarowanego do zachowania sprzecznego z jego obowiązkami. Szczegółowe zasady postępowania w zakresie przyjmowania i wręczania zwyczajowych upominków biznesowych zostały ustalone w Procedurze przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym, ułożonej w formie instrukcji. Od Pracowników wymagane jest unikanie podejmowania jakichkolwiek działań czy decyzji w sytuacjach konfliktu interesu. Szczególnej kontroli wskazanej przez Politykę podlegają transakcje biznesowe w procesie zakupowym z możliwością dokonywania badania osób trzecich, w celu zapewnienia, że spełniają one najwyższe standardy etycznego i transparentnego prowadzenia biznesu.

Polityka wskazuje także, że podmioty Grupy Kapitałowej i ich reprezentanci obowiązani są do przestrzegania wszystkich regulacji ustawowych, wytycznych organów administracji i innych organów państwa oraz aktów prawnych krajowych i międzynarodowych dotyczących zwalczania korupcji. W Polityce wskazano również, że KGHM Polska Miedź S.A. wraz z podmiotami Grupy Kapitałowej oraz podmioty współpracujące, zobowiązane są do przestrzegania międzynarodowych aktów prawnych, których celem jest walka z korupcją, m. in. the U.K Bribery Act of 2010, the U.S. Foreign Corrupt Practices Act, Canadian Corruption of Foreign Public Officials Act of 1999 oraz wytycznych zawartych w porozumieniach międzynarodowych, np. Konwencji OECD lub wytycznych UN Global Compact w zakresie odpowiedzialnego biznesu oraz walki z korupcją.

Dokument przewiduje, że Pracownicy podmiotów Grupy Kapitałowej oraz partnerzy zewnętrzni zobowiązani są zgłaszać podejrzenia naruszenia tejże Polityki oraz Procedury Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym bezpośrednio do Departamentu Bezpieczeństwa w KGHM Polska Miedź S.A. lub poprzez dedykowane kanały zgłaszania nieprawidłowości. Każde zgłoszenie traktowane jest w sposób poufny i zostaje zbadane z należytą starannością. Grupa Kapitałowa KGHM Polska Miedź S.A. stosuje szereg narzędzi urzeczywistniających realizację celów Polityki, w skład których wchodzą przede wszystkim procedury, instrukcje, środki zaradcze i mechanizmy kontrolne, w sposób szczegółowy określające standardy zachowania w sytuacjach korupcjogennych oraz wskazujący na odpowiedzialność za nadużycia.

Pracownicy Grupy oraz jej reprezentanci zobowiązani są do przestrzegania i stosowania zarówno Polityki Antykorupcyjnej, jak i towarzyszących jej wyżej wspomnianych dokumentów, w szczególności Procedury Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym.

Procedura została przyjęta przez Zarząd KGHM Polska Miedź S.A. w lipcu 2018 roku. Postanowienia Procedury Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym stosuje się w celu minimalizacji ryzyka korupcji oraz ograniczenia wszelkich zjawisk korupcyjnych mogących zachodzić w związku z funkcjonowaniem Grupy Kapitałowej KGHM. Procedura stanowi rozwinięcie zapisów Polityki Antykorupcyjnej w Grupie KGHM. Zasady określone w Procedurze są skierowane do wszystkich Pracowników, a także wszelkich Reprezentantów i obowiązują w kontaktach z klientami, kontrahentami oraz organami Państwa. Procedura precyzuje właściwe sposoby zachowań, środki zaradcze i mechanizmy kontrolne tworzące wraz z innymi uregulowaniami Polityki System Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym. Pracownicy Podmiotów Grupy Kapitałowej KGHM i jej reprezentanci zobowiązani są do przestrzegania wszystkich regulacji ustawowych, wytycznych organów administracji i innych organów Państwa oraz aktów właściwych organizacji, do których należy dany podmiot Grupy KGHM, odnoszących się do zasad i działań antykorupcyjnych. Pracownicy zapoznawani są z treścią Polityki Antykorupcyjnej oraz Procedury Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym w chwili przyjmowania do pracy oraz cyklicznie, w ramach organizowanych szkoleń stacjonarnych oraz szkoleń e-learningowych.

Dyrektor Departamentu Bezpieczeństwa pełni funkcję Pełnomocnika ds. Etyki i Antykorupcji w Grupie KGHM i odpowiada za nadzór nad wdrożeniem i przestrzeganiem Procedury. W celu monitorowania funkcjonalności wdrożonych regulacji z zakresu przeciwdziałania korupcji w spółkach zależnych w kraju i zagranicą, Centrali KGHM Polska Miedź S.A. oraz Oddziałach KGHM Polska Miedź S.A. powołani zostali Pełnomocnicy ds. Etyki i Antykorupcji.

Bezwzględnie zabronione jest podejmowanie, uczestniczenie, promowanie, podżeganie do jakichkolwiek działań o charakterze korupcyjnym. Działania traktowane w Grupie Kapitałowej KGHM Polska Miedź S.A. jako posiadające charakter korupcyjny, to:

• przekupstwo
• płatna protekcja
• niedopuszczalna czynność preferencyjna – czynność prowadząca do uprzywilejowania kontrahenta, świadczenia lub usługi, wykonywana wbrew interesom Grupy KGHM, w zamian za udzielenie lub obietnice udzielenia korzyści majątkowej
• nadużycie uprawnień
• niedopełnienie obowiązków
• przyjęcie korzyści

• przyjęcie obietnicy
• uzależnienie wykonania czynności służbowej
• żądanie korzyści
• konflikt interesów
• nepotyzm
• kumoterstwo
• udaremnienie lub utrudnienie przetargu publicznego

Algorytm zgłaszania konfliktu interesów, wraz ze wskazaniem sytuacji mogących powodować konflikt interesów, przedstawia poniższy schemat:

Załącznikiem do Procedury Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym jest przyjęta w 2018 roku Instrukcja Postępowania z Upominkami Biznesowymi. Oferowanie lub przyjmowanie upominków biznesowych to częsty sposób wyrażania przez partnerów biznesowych uprzejmości i szacunku wobec siebie. Z tego też powodu wymiana upominków w relacjach czysto biznesowych, co do zasady jest dozwolona, jeżeli upominek:

• jest zgodny z przyjętymi zasadami postępowania w biznesie
• jest zgodny z regulacjami prawnymi

Nieprzestrzeganie zasad zawartych w Instrukcji może prowadzić do powstania konfliktu interesów oraz podważyć zaufanie do decyzji biznesowych podejmowanych przez osoby obdarowywane.

Instrukcja nie zastępuje zasad wprowadzonych w innych aktach wewnętrznych w KGHM Polska Miedź S.A. (np. Polityka Zakupów w Grupie KGHM Polska Miedź S.A.), a stanowi ich uszczegółowienie.

W 2020 roku utworzono Magazyn Upominków Wartościowych w Centrali KGHM Polska Miedź S.A. oraz wdrożono  Instrukcję jego prowadzenia. Każdy pracownik, w sytuacji, w której odmowa przyjęcia upominku o wysokiej wartości przekraczającej akceptowalny próg nie była z przyczyn istotnych możliwa, jest zobligowany do przekazania takiego upominku do Magazynu. Upominki przekazane do ww. Magazynu podlegają przekazaniu na cele charytatywne.

W procesie zakupowym KGHM Polska Miedź S.A. kieruje się wysokimi standardami etycznymi. Głównym przesłaniem jest zapewnienie o profesjonalizmie i uczciwości osób odpowiedzialnych za realizację procesów zakupowych. Dokument odnosi się także do takich aspektów jak przeciwdziałanie możliwości wystąpienia konfliktu interesów oraz jednakowe traktowanie dostawców, w sposób nieograniczający zasad wolnej konkurencji.

Procedury zakupowe obowiązujące w KGHM są ściśle określone w przyjętej Polityce Zakupów, a wybór kontrahentów realizowany jest zgodnie z zasadą równego traktowania przedsiębiorców.

W dokumentacji przetargowej Spółka zastrzega sobie możliwość przeprowadzania audytu dostawców i weryfikacji ich działania pod kątem przestrzegania praw człowieka i zatrudniania nieletnich. Weryfikuje także podmioty zewnętrzne w celu zabezpieczenia interesów KGHM, w tym w związku z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy, łamaniu zasad uczciwej konkurencji, przeciwdziałaniu konfliktowi interesów, itp.

KGHM stosuje różnorodne środki weryfikacji kontrahentów zewnętrznych w odniesieniu do procesów zakupowych, sprzedażowych i inwestycyjnych, które regulowane są szeregiem spójnych i jednolitych polityk oraz procedur wewnętrznych. Procedura przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz zapobiegania oszustwom i wyłudzeniom w transakcjach handlowych dotyczących sprzedaży produktów oraz zakupu kruszców i materiałów miedzionośnych w KGHM Polska Miedź S.A. odnosi się do środków weryfikacji podejmowanych przy zawieraniu transakcji handlowych przez Spółkę.

W związku z troską o swój wizerunek oraz dbałość o bezpieczeństwo Spółki, KGHM dba o to, aby nie zostać wykorzystanym przez osoby trzecie w ramach ich działalności mającej na celu działania niezgodne z prawem, takie jak np. pranie pieniędzy, finansowanie terroryzmu, wyłudzenia podatku VAT.

Instrukcja została wydana jako Załącznik do Procedury kontroli wewnętrznej Pionu Bezpieczeństwa i Przeciwdziałania Stratom Grupy Kapitałowej KGHM Polska Miedź S.A. Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym KGHM Polska Miedź S.A. do zadań Departamentu Bezpieczeństwa Łańcucha Dostaw należy m.in. kontrola transparentności procesów zakupowych, monitorowanie postępowań zakupowych o zwiększonym ryzyku nadużyć w trakcie ich przebiegu oraz kontrola zakończonych postępowań – w przypadku podejrzeń o nadużycia – pod kątem weryfikacji prawidłowości przebiegu tych postępowań oraz w celu wykrywania zagrożeń o charakterze korupcyjnym.

Dokument określa zakres szczegółowych czynności Departamentu Bezpieczeństwa Łańcucha Dostaw wynikający z powyższych zadań, uwzględniający obowiązujące uregulowania ujęte w Polityce Zakupów KGHM Polska Miedź S.A. Ma również zastosowanie do postępowań zakupowych wyłączonych z Polityki Zakupów, które nie zostały uregulowane w innych wewnętrznych aktach normatywnych – w zakresie możliwym do zastosowania, uwzględniając specyfikę rodzajową poszczególnych zakupów. W przypadku postępowań zakupowych wyłączonych z Polityki Zakupów, ale uregulowanych innymi aktami wewnętrznymi, czynności kontrolne prowadzone są w oparciu o te akty.

Pracownicy są zapoznawani z treścią procedury na etapie przyjmowania do pracy oraz cyklicznie, w ramach szkoleń stacjonarnych oraz e-learningowych.

Nadzór nad funkcjonowaniem Procedury sprawuje kierownik zakładu pracy, który również powołuje członków Komisji ds. Etyki. Komisja przeprowadza postępowanie w sprawie mobbingu wszczęte w związku z wpłynięciem zgłoszenia mobbingu. Istotną rolę w przeciwdziałaniu mobbingowi pełni Pełnomocnik ds. Etyki i Antykorupcji, który prowadzi działania prewencyjne, w tym organizuje szkolenia dla Pracowników, bierze udział w postępowaniu na wypadek zgłoszenia mobbingu, jest odpowiedzialny za odbiór zgłoszenia i uruchomienie dalszego postępowania zgodnie z Procedurą ujawniania nieprawidłowości i ochrony Sygnalistów. Szereg zgłoszeń dotyczących podejrzenia mobbingu, które zostały rozpatrzone przed Komisją ds. Etyki, dotyczyły głównie konfliktów w miejscu pracy. Wczesne wykrycie takich przypadków, możliwe dzięki wdrożonym w KGHM rozwiązaniom, pozwoliło na uniknięcie eskalacji konfliktów i zapobiegło przerodzeniu się ich w zjawisko mobbingu.

W 2018 roku Zarząd KGHM Polska Miedź S.A. przyjął w drodze uchwały Politykę ochrony danych osobowych. Polityka określa zasady dotyczące przetwarzania i zabezpieczenia danych osobowych w KGHM Polska Miedź S.A. zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (zwanego dalej: „RODO”). Polityka została przyjęta, aby przetwarzanie danych w KGHM odbywało się zgodnie z RODO i innymi przepisami o ochronie danych osobowych i aby możliwe było wykazanie tej zgodności. Polityka podlega przeglądom i uaktualnianiu na zasadach w niej określonych. Przedmiotem ochrony na podstawie Polityki są dane osobowe przetwarzane w systemach informatycznych, jak również w inny sposób utrwalone na nośnikach, w tym na nośnikach papierowych i elektronicznych. Miejsca przetwarzania danych osobowych w ten sposób przetwarzanych podlegają zabezpieczeniu określonemu na podstawie tejże Polityki. Polityka ma zastosowanie do wszystkich danych osobowych przetwarzanych w KGHM w ramach realizowanych przez nią procesów. Obowiązek ochrony danych osobowych przetwarzanych w KGHM i stosowania się do Polityki dotyczy wszystkich osób, które mają dostęp do danych osobowych, bez względu na zajmowane stanowisko oraz miejsce wykonywania pracy, jak również charakter stosunku pracy. Każda osoba, która ma mieć dostęp do danych osobowych, może je przetwarzać wyłącznie na podstawie otrzymanego upoważnienia (polecenia). Osoby mające dostęp do danych osobowych są zobowiązane do zapoznania się z Polityką i innymi powiązanymi z nią dokumentami oraz stosowanie zawartych w nich regulacji.

Polityka zachowuje zgodność z innymi wewnętrznymi regulacjami z obszaru bezpieczeństwa informacji i systemów informatycznych obowiązującymi w KGHM. Nadzór nad aktualizacją Polityki sprawuje Inspektor ochrony danych KGHM Polska Miedź S.A.

Jako podmiot odpowiedzialny społecznie KGHM Polska Miedź S.A. stosuje procedury należytej staranności. Przykłada wagę nie tylko do przestrzegania praw człowieka zgodnych z prawem warunków zatrudnienia, norm środowiskowych, wolności zakładania organizacji związkowych, zgodności działania z prawem powszechnie obowiązującym, niewykorzystywania dzieci do pracy, niepozyskiwania surowców produkcyjnych ze źródeł konfliktowych (tzw. „Conflict minerals”), lecz również chce współpracować z partnerami biznesowymi wyznającymi takie same wartości. Z tego powodu klienci oraz dostawcy KGHM zobowiązani są do pisemnego zadeklarowania przestrzegania ww. zasad przez podpisanie tzw. Kart Klienta i Kart Wykonawcy, co jest ważnym elementem decyzji biznesowych o podejmowaniu bądź niepodejmowaniu współpracy z danym partnerem.

Departament Audytu Wewnętrznego kieruje się międzynarodowymi standardami audytu wewnętrznego. Jednym z 14 obszarów, który obejmuje zakres prowadzonych zadań, jest etyka. W ramach prowadzenia poszczególnych zadań audytowych analizowane jest ryzyko wystąpienia oszustwa, konfliktu interesu lub innych działań niezgodnych z Kodeksem Etyki oraz z innymi wewnętrznymi regulacjami. Obszary o podwyższonym ryzyku nieetycznych zachowań są systematycznie identyfikowane i brane pod uwagę przy tworzeniu rocznego planu audytu.

Celem Procedury jest określenie spójnych i jednolitych zasad realizacji Kontroli wewnętrznej przez Pion Bezpieczeństwa i Przeciwdziałania Stratom.

Procedura określa zasady przeprowadzania Procesu Kontroli przez komórki Pionu Bezpieczeństwa i Przeciwdziałania Stratom, określa i przypisuje role w Procesie Kontroli, określa ramy współdziałania jego uczestników, jak również wymienia zakres czynności wykonywanych w ramach tego procesu. Kontrola realizowana przez Pion Bezpieczeństwa i Przeciwdziałania Stratom obejmuje swym zakresem identyfikację i wykrywanie oszustw, nieprawidłowości, nadużyć, korupcji, mobbingu i naruszeń postanowień Kodeksu Etyki w Grupie Kapitałowej oraz zagrożeń z zakresu bezpieczeństwa IT i bezpieczeństwa informacji.

Potwierdzone przypadki korupcji i działania podjęte w odpowiedzi na nie.