Fundamenty etyczne zarządzania

System ma po pierwsze na celu ochronę interesu pracodawcy poprzez przeciwdziałanie czynom narażającym firmę na straty materialne i wizerunkowe oraz, po drugie, optymalizację wydatków i inwestycji skutkującą oszczędnościami dla Grupy KGHM Polska Miedź S.A. Jego istotne elementy to:

• zdefiniowane procedury i mechanizmy kontrolne
• standaryzacja procedur i procesów związanych z ww. obszarem w całej Grupie Kapitałowej KGHM
• efektywne zapobieganie nadużyciom skutkującym stratami Grupy Kapitałowej KGHM
• efektywne wykrywanie zaistniałych nadużyć, prowadzenie czynności sprawdzających i kontrolnych oraz wprowadzanie mechanizmów naprawczych
• przeciwdziałanie korupcji
• zwiększenie wrażliwości etycznej pracowników

Odpowiedzialność za wdrożenie, funkcjonowanie i nadzór nad systemem sprawuje Pion Bezpieczeństwa i Przeciwdziałania Stratom w Centrali KGHM Polska Miedź S.A. Obecnie Pion składa się z dwóch Departamentów:

• Departamentu Bezpieczeństwa, w którego strukturze utworzono m.in. Wydział Etyki i Procedur Antykorupcyjnych, Wydział Przeciwdziałania Stratom i Kontroli oraz Wydział Bezpieczeństwa Fizycznego i Technicznego

• Departamentu Bezpieczeństwa Łańcucha Dostaw, w którego strukturze utworzono Wydział Monitoringu Łańcucha Dostaw oraz Wydział Analiz

W Oddziałach i zależnych spółkach krajowych i zagranicznych KGHM powołano w 2018 roku Pełnomocników ds. Etyki i Antykorupcji, których pracę monitoruje, nadzoruje i koordynuje Pełnomocnik ds. Etyki i Antykorupcji w Grupie Kapitałowej KGHM (funkcję tę, zgodnie z procedurą, pełni Dyrektor Departamentu Bezpieczeństwa KGHM).

W latach 2019-2020 utworzono komórki ds. bezpieczeństwa i przeciwdziałania stratom w Oddziałach KGHM Polska Miedź S.A. oraz w siedmiu wybranych spółkach krajowych, które wytypowano w oparciu o wielkość wydatków i poziom zagrożeń krajowych. Kierownicy komórek są odpowiedzialni za wdrażanie i nadzorowanie systemu bezpieczeństwa i przeciwdziałania stratom, etyki i procedur antykorupcyjnych, bezpieczeństwa łańcucha dostaw oraz ochrony fizycznej i technicznej, a także podlegają merytorycznie Dyrektorowi Naczelnemu ds. Bezpieczeństwa i Przeciwdziałania Stratom w KGHM Polska Miedź S.A.

Od 2017 roku organizowane są cykliczne szkolenia z obszaru bezpieczeństwa i przeciwdziałania stratom, w tym w zakresie przeciwdziałania korupcji i konfliktowi interesów, dla Pracowników wszystkich podmiotów Grupy KGHM. Szkoleniami objęci są wszyscy nowo zatrudniani pracownicy w podmiotach Grupy KGHM. Poza tym prowadzone są szkolenia tematyczne. W 2018 roku zostało przeprowadzone specjalne szkolenie dedykowane kadrze zarządzającej, a następnie pełnomocnikom (40 osób). Wszystkie materiały i instrukcje udostępniane są na bieżąco Pracownikom w wewnętrznym portalu korporacyjnym, w specjalnie utworzonej zakładce poświęconej tematycznie zagadnieniom etyki i przeciwdziałania korupcji.

W 2019 roku przeprowadzono szkolenia stacjonarne z zakresu przeciwdziałania korupcji, prowadzone przez eksperta z CBA, dla osób na stanowiskach zarządczych, kierowniczych oraz osób odpowiedzialnych za procesy zakupowe w Podmiotach Grupy KGHM. W sumie odbyło się 5 szkoleń, w których udział wzięły 143 osoby.

Prowadzone są także cykliczne spotkania i szkolenia dla Pełnomocników ds. Etyki i Antykorupcji (40 osób). W 2020 roku zrealizowano 5 takich szkoleń. Miały one na celu podnoszenie kompetencji Pełnomocników oraz wymianę doświadczeń. Pełnomocnicy są odpowiedzialni za organizację i realizację szkoleń z zakresu etyki i antykorupcji w podmiotach Grupy KGHM.

W 2020 roku uruchomione zostały w KGHM Polska Miedź S.A. (Centrala i Oddziały) dwa moduły szkolenia e-learningowego z zakresu etyki, przeciwdziałania nieprawidłowościom w firmie (w szczególności korupcji, mobbingowi, dyskryminacji) oraz odbierania zgłoszeń od Sygnalistów:

• dla kadry kierowniczej, Pełnomocników ds. Etyki i Antykorupcji oraz Członków Komisji ds. Etyki – szkolenie ukończyło 636 osób, 98 osób jest w trakcie realizacji szkolenia (stan na 31 grudnia 2020 roku)

• dla pozostałych pracowników z dostępem do platformy e-learningowej – szkolenie ukończyły 4452 osoby, 1207 osób jest w trakcie realizacji (stan na 31 grudnia 2020 roku)

Z uwagi na decyzję Zarządu dotyczącą wdrożenia w Oddziałach i Centrali KGHM Polska Miedź S.A. oraz spółkach zależnych Systemu Zarządzania Działaniami Antykorupcyjnymi, zgodnie ze standardem PN-ISO 37001:2017, przeprowadzono w ostatnim kwartale 2020 roku szkolenia online z zakresu wymagań normy dla Pełnomocników ds. Etyki i Antykorupcji oraz Pełnomocników ds. Systemu Zarządzania w KGHM Polska Miedź S.A.:

• wyemitowano 6 filmów edukacyjnych dotyczących Kodeksu Etyki, przeciwdziałania mobbingowi, Platformy dla Sygnalistów i ochrony Sygnalistów, zasad przyjmowania i wręczania upominków biznesowych, przeciwdziałania korupcji oraz przeciwdziałania konfliktowi interesów
• opublikowano szereg artykułów tematycznych na łamach wewnętrznego czasopisma Curier oraz w Intranecie Grupy
• opublikowano dodatek specjalny do Curiera poświęconego problematyce Sygnalistów
• wydano zaktualizowany Poradnik Antykorupcyjny w wersji elektronicznej

• opracowano, opublikowano i rozdystrybuowano „ABC konfliktu interesów. Vademecum etyczne KGHM”, które w zwięzłej formie opisuje zagadnienie konfliktu interesów oraz regulacje firmy w zakresie przeciwdziałania temu zjawisku
• opracowano kwestionariusz umożliwiający Pracownikom przeprowadzenie dobrowolnej
  i samodzielne oceny ryzyka wystąpienia konfliktu interesów
• przeprowadzono kampanię informacyjną dotyczącą wręczania upominków biznesowych

W celu umożliwienia efektywnego wykrywania nadużyć utworzono poufne kanały do raportowania nieprawidłowości przez tzw. Sygnalistów, zarówno wewnątrz Spółki, jak i spoza jej struktur. Osoby powiadamiające o nieprawidłowościach, które czynią to w dobrej wierze oraz imiennie (Sygnaliści), objęte są ochroną zgodnie z Procedurą ujawniania nieprawidłowości i ochrony Sygnalistów w Grupie KGHM. Przyjmowane i obsługiwane są również zgłoszenia anonimowe. Uruchomione kanały umożliwiają dokonanie zgłoszenia bez ujawniania danych.

W 2019 roku zaktualizowano Procedurę Ujawniania Nieprawidłowości i Ochrony Sygnalistów w Grupie KGHM dostosowując ją do wymagań zmienionej Ustawy o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych. Procedura ma na celu zwiększenie efektywności wykrywania i rozwiązywania sytuacji związanych z wystąpieniem nieprawidłowości stanowiących nadużycia w stosunku do przyjętych w Grupie KGHM regulacji, w szczególności Kodeksu Etyki Grupy KGHM, Polityki Bezpieczeństwa, Polityki Antykorupcyjnej oraz Procedury Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym. W 2019 roku uruchomiono dodatkowy kanał dla Sygnalistów – platformę „Linia Etyki KGHM”, dostępny na stronie korporacyjnej zarówno dla Pracowników jak i osób trzecich, w tym kontrahentów i klientów. Platforma dostępna jest w czterech językach – polskim, angielskim, hiszpańskim i rosyjskim. Umożliwia dokonanie anonimowego zgłoszenia nieprawidłowości i jest alternatywnym kanałem dla pozostałych form kontaktu – linii telefonicznych, skrzynek mailowych i adresów do korespondencji.

Na poniższych wykresach zilustrowano po pierwsze przyrost zgłoszeń od Sygnalistów na przestrzeni lat 2018-2020, z oznaczonymi na osi czasu zdarzeniami, które miały wpływ na przedstawiony wynik, a także, po drugie, schemat postępowania w przypadku naruszenia zasad etycznych w Grupie KGHM: